Die isländische Straetó gewinnt an Prozesseffizienz und fördert gleichzeitig das öffentliche Engagement

Über Strætó

Strætó ist ein gemeindeeigenes Unternehmen im Großraum Reykjavik in Island. Sie sind sowohl eine PTA (öffentliche Verkehrsbehörde) als auch ein PTO (öffentlicher Verkehrsbetreiber), was in Europa ziemlich einzigartig ist. Das Busnetz von Strætó besteht aus 28 Routen in der Hauptstadtregion und 20 Routen außerhalb der Hauptstadt. Sie planen etwa 200 Busse und betreiben die Hälfte der Flotte. Etwa 300 Personen arbeiten für Strætó, davon sind ca. 200 Busfahrer, die die Fahrgäste zwischen den Zielen befördern. Die Gemeinden in der Hauptstadtregion und die Städte rund um Island entscheiden, wie das Liniennetz zusammengestellt wird. Strætó sorgt für Beratung und Ausführung bei der Planung von Routen. Änderungen am Streckennetz werden in der Regel zwei- bis dreimal pro Jahr umgesetzt. Strætó nimmt Änderungen aufgrund von Vorschlägen von Fahrgästen, Fahrern, Gemeinden oder anhand der GPS-Daten der Busse vor. Jeder Vorschlag wird sorgfältig und in Zusammenarbeit mit den Beteiligten ausgewertet. 

Herausforderung

Änderungen am Streckennetz und das Zeichnen der neuen Karten stellten Strætó vor eine große Herausforderung, da dieser Prozess sehr ineffizient gestaltet war. Das Unternehmen suchte für die Abwicklung von Änderungswünschen aus der Politik und von anderen Beteiligten nach einer Lösung mit flüssigen Abläufen, die den Entscheidungsträgern die erforderlichen Daten für eine fundierte Beschlüsse bieten würde.

Lösung

Strætó hat deshalb Remix an Bord geholt, um die Infrastruktur, Daten und Analyse bereitzustellen, die benötigt werden, um bei der Umgestaltung des Streckennetzes effizient vorzugehen und datengestützte Entscheidungen treffen zu können. Außerdem sollte über ein Online-Kommunikationskanal für die Öffentlichkeitsarbeit zur Verfügung stehen.

Ergebnisse

• Gesteigerte Effizienz beim Zeichnen der Strecken: Von 12 Stunden runter auf 1 Stunde
• Verringerte Dauer der Planung von Streckenänderungen: Ein Projekt, das zuvor 10 Stunden dauern konnte, kann in Remix nach 10 Minuten abgeschlossen sein
• Kosteneinsparungen von 550 US$ pro Karte (gegenüber der Beauftragung einer Agentur für die Erstellung der Zeichnungen)
• Durch die Hinwendung zur Öffentlichkeit sind über Remix mehr als 600 Vorschläge eingegangen

Erzählen Sie uns von den ersten Herausforderungen bei der Verkehrsplanung.

Bevor wir mit Remix gearbeitet haben, ist es uns schwergefallen, richtig abzuschätzen, welche Kosten die Änderungen bestimmter Strecken und Fahrpläne mit sich brachten, vor allem, weil es extrem zeitaufwendig war, solche Berechnungen vorzunehmen. Das Programm, das wir für unsere Fahrpläne verwenden, heißt Trapeze – früher gaben wir sämtliche Fahrpläne hier ein und guckten dann, welche Auswirkungen eventuelle Änderungen haben würden. Das war eine Menge Arbeit und darüber hinaus sehr kompliziert. So konnte beispielsweise die Berechnung einer einzelnen Streckenänderung bei einer komplexen Abfolge auf einer Wegstrecke bis zu zwei Tage dauern. Daher haben wir die Optionen, für die wir überhaupt die Kosten berechnen wollten, sehr gründlich abgewogen.  

Darüber hinaus konnten wir die Streckenoptionen nicht auf effektive Weise auf einer Karte darstellen. Wir mussten diese in Google Maps einzeichnen, was nicht sonderlich professionell aussah.

Früher mussten wir die Gesamtzahl der möglichen Änderungen begrenzen, die wir uns näher ansehen wollten. Mit Remix können wir eine größere Anzahl an Möglichkeiten untersuchen und die Vor- und Nachteile jeder einzelnen Änderung schneller abschätzen. 

Welche Aspekte standen bei der Auswahl Ihres neuen Technologiepartners im Vordergrund?

Die wesentliche Frage war die Möglichkeit, Kosten schnell und einfach berechnen zu können. In Remix ist das wirklich simpel und es hat auch nur 10 Minuten gedauert, zu lernen, wie das geht.

Auch wenn Kundendienst bei unserer Entscheidung nicht an oberster Stelle stand, ist uns im Laufe der Zeit aufgegangen, dass dieser ein ganz wichtiges Erfolgskriterium ist, und haben diesen daher für die zukünftige Auswahl von Technologiepartnern als Kriterium eingeführt. Das Team von Remix hat die Messlatte für Top-Kundendienst wirklich hoch gesetzt. Und das war bei der Entwicklung unserer Zusammenarbeit ein sehr wichtiges Kriterium. 

Wie konnten Sie Ihre Schwachstellen mit Remix beheben?

Ausgestattet mit einer Software für die Transitplanung konnten wir unsere früheren Herausforderungen bewältigen und viele Vorteile nutzen, darunter

• Effizientere Abläufe: Früher brauchten wir ein bis zwei Werktage (das entspricht 8 bis 16 Stunden), um Änderungen an einer einzigen Strecke durchzuplanen; jetzt dauert es lediglich 10 Minuten, bis wir die Strecke in Remix gezeichnet haben und sehen können, welche Auswirkungen das hat. Das ist enorm viel Zeit, die wir dadurch sparen! Wir können jetzt auch viel schneller auf Veränderungen reagieren, da der Prozess nicht mehr so umständlich und zeitraubend ist. Darüber hinaus ist auch das Zeichnen der Strecken viel effizienter geworden. Statt früher 12 Stunden brauchen wir dafür heute gerade noch 1 Stunde.
• Die Erwartungen der Beteiligten erfüllen: Häufig haben uns Politikerinnen und Politiker darum gebeten, Änderungen vorzunehmen, und diese Forderungen mit Nachdruck verfolgt. Wir können jetzt viel schneller auf die gestellten Forderungen eingehen und sie scheinen damit zufrieden zu sein, dass das ganze Verfahren deutlich kürzer ist. Außerdem kann unser Vorstand auf eine größere Menge an Informationen zugreifen, um zu entscheiden, welche Streckenänderungen vollzogen werden sollen. Vorstandsmitglieder können Ideen äußern und wir können kurzerhand prüfen, welche Auswirkungen deren Umsetzung hätte, verschiedene Optionen betrachten und diese auf Grundlage von Daten über die jeweiligen Änderungen mit mehr Tiefe analysieren. Dadurch kann der Vorstand stärker in den Streckenplanungsprozess eingebunden werden und die Verantwortung für seine Entscheidungen auf einer ganz anderen Basis tragen, da die Mitglieder des Vorstands heute deutlich besser informiert sind und die nötigen Daten und Einsichten besitzen, um die Entscheidungen zu begründen.  
• Kosteneinsparungen: Bevor wir mit Remix gearbeitet haben, hatten wir keine Kartenfunktion, die uns ermöglicht hätte, alle Strecken und die möglichen Änderungen auf einer Karte darzustellen. Wir haben dann Strecken in Google Maps oder auf Papier eingezeichnet und diese Papierzeichnung dann abfotografiert, wenn wir Präsentationen gehalten haben. Von Zeit zu Zeit haben wir auch die Werbeagenturen, mit denen wir Verträge haben, damit beauftragt, Karten zu zeichnen. Mit Remix haben wir jetzt mehr Optionen und können die Erkenntnisse zu den einzelnen Optionen, die wir vorstellen, mit demografischen Daten untermauern. Dadurch, dass wir nicht länger mit Agenturen zusammenarbeiten müssen, um Karten zu zeichnen, konnten wir pro kleiner Karte etwa 550 $ einsparen, wenn wir diese mit Remix erstellen – bei der fortlaufenden Beschäftigung mit dem Streckennetz und dem Kartenwerk kommt da über das Jahr gerechnet einiges zusammen. Außerdem sind wir dadurch unabhängiger, da wir keine Arbeitsschritte mehr nach außen vergeben müssen.
• Bessere Öffentlichkeitsarbeit: Remix hat es uns ermöglicht, eine gesunde Öffentlichkeitsarbeit zu fördern, wie unser kürzlich veranstalteter Tag der offenen Tür und unser Online-Kanal zeigen, der über 600 Vorschläge in Remix generiert hat.
  

Remix stellt für uns den Standard als Technologiepartner dar, wenn wir Technologieanbieter für andere Aufgabenbereiche bewerten. Wir haben vor Kurzem einen neuen Datenanbieter unter Vertrag genommen und einer der Hauptgründe dafür, dass wir uns für dieses Unternehmen entschieden haben, war die Tatsache, dass wir bei der Firma ein ähnliches Gefühl hatten, wie die Erfahrungen, die wir aus Kundensicht mit Remix gemacht haben. Remix setzt die Messlatte für andere wirklich sehr hoch.

Ragnheiður Einarsdóttir

Fachkraft für Verkehrsplanung bei Strætó

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Erzählen Sie uns von der Öffentlichkeitsarbeit, die Sie in Bezug auf die Gestaltung des neuen Streckennetzes gemacht haben, und welches Feedback Sie dazu bekommen haben.

Im Mai 2019 haben wir ein neues Projekt zur Umgestaltung des Busliniennetzes gestartet. Besonders wichtig für uns war es, die Öffentlichkeit möglichst früh in den Prozess einzubinden. Wir hatten bei einem Remix-Workshop gesehen, wie andere das machen, und wollten es ihnen gleichtun. Als Erstes haben wir eine Internetseite erstellt, auf der wir unsere ersten Ideen zu dem Thema präsentieren wollten. Die Menschen sollten erkennen, dass es noch keinen abschließenden Plan gab und dass sich ihre Rückmeldungen auf die Entwicklung auswirken können. Als wir die Seite online gestellt hatten, kamen schon bald die ersten Kommentare herein.  

Außerdem hatten wir sechs Infostände an Orten mit sehr hohem Publikumsverkehr. Dort haben uns rund 400 Leute angesprochen. Denjenigen, die vorbeigeschaut haben, konnten wir erklären, was wir vorhaben, während sie sich die Karte ansahen. Wenn sie wollten, konnten sie anschließend online nachsehen, wo sich die geplanten Haltestellen genau befinden sollten. Vor allem den zentralen Knotenpunkt im neuen Streckennetz konnten sich die Interessierten auf den Remix-Karten genauer ansehen, um sich zu verdeutlichen, welche Umstiegmöglichkeiten dort bestehen würden. Die Karten enthielten darüber hinaus auch demografische Informationen über die Bewohnerinnen und Bewohner sowie über Orte von besonderem Interesse. 

Die Resonanz aus der Öffentlichkeit war überwältigend. Insgesamt gingen 860 Rückmeldungen über die Infostände und 600 dieser Kommentare über Remix ein. Die über Remix eingereichten Kommentare waren sehr sachdienlich. Im Kommentarfeld haben wir die Nutzerinnen und Nutzer gezielt darum gebeten, den Streckenverlauf oder die Haltestellen zu kommentieren. Dadurch ließen sich die Antworten leichter in Kategorien unterteilen und auswerten.

Die Konsultation der Öffentlichkeit war insgesamt extrem erfolgreich und wir freuen uns bereits darauf, bald wieder solche Aktionen durchzuführen. Dadurch, dass die Betroffenen schon sehr früh im Prozess die Möglichkeit haben, sich zu beteiligen und Einfluss auf die Entscheidungsfindung zu nehmen, lässt sich gewährleisten, dass das Ergebnis die Bedürfnisse der Betroffenen so gut wie möglich abbildet.

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Nennen Sie uns bitte ein weiteres Beispiel für ein Projekt, dass Sie mit Remix durchgeführt haben.

Über die letzten zwei Jahren mussten wir die Zahl der Busse verringern und festlegen, wie wir diese Kürzungen am sinnvollsten durchführen können. Wir haben Remix dazu eingesetzt, zu sehen, welche Auswirkungen unterschiedliche Einschnitte haben würden. Wenn wir zum Beispiel das Angebot an dieser Stelle verringern, können wir diesen Geldbetrag einsparen. Wir haben in einer Tabelle die Optionen und die jeweiligen Kosteneinsparungen aufgeführt und diese dem Vorstand vorgelegt, der Entscheidungen dieser Trageweite zu treffen hat. Dort war man davon beeindruckt, dass wir in der Lage waren, all diese Szenarien zu berechnen, und sehr zufrieden mit unserer Arbeit.  

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Fühlen Sie sich als strategischer Partner bei der Gestaltung und Entwicklung des Remix-Produkts?

Ja. Wir haben das Gefühl, dass unsere Meinung zählt und das Remix-Team unsere Anliegen wirklich ernst nimmt. Allen im Team ist wichtig, dass wir das Optimum aus dem Produkt herausholen. Unsere Remix-Partner haben ein offenes Ohr für unser Feedback und sind sehr darum bemüht, ihre Lösung kontinuierlich zu verbessern. Seit wir mit Remix angefangen haben, sind schon zahlreiche Verbesserungen vorgenommen worden und wir können klar erkennen, dass immer weiter daran gearbeitet wird, Fortschritte zu machen und Dinge zu verbessern. Für uns ist das eine überaus positive Erfahrung.  

Das bedeutet für uns auch, dass Remix zum Standard für Technologiepartner geworden ist, an dem sich alle messen müssen, wenn sie als Technologieanbieter in anderen Bereichen mit uns zusammenarbeiten wollen. Wir haben zum Beispiel vor Kurzem einen neuen Datenanbieter unter Vertrag genommen und einer der Hauptgründe dafür, dass wir uns für dieses Unternehmen entschieden haben, war die Tatsache, dass wir bei der Firma ein ähnliches Gefühl hatten, wie die Erfahrungen, die wir aus Kundensicht mit Remix gemacht haben. Remix setzt die Messlatte für andere wirklich sehr hoch.  

Was kommt bei Strætó als Nächstes?

Im Rahmen unseres aktuellen Expressbus-Projekts (Bus Rapid Transit – BRT) werden wir uns das gesamte Streckennetz erneut genau ansehen. Wir befinden uns in der zweiten Projektphase dieses kontinuierlichen Prozesses. Die Karte wird ständig in Remix auf unserer Internetseite verfügbar sein, damit sich die Menschen ansehen können, wie die Vorstellungen zum jeweiligen Zeitpunkt des Projekts aussehen. Die Planungsabteilungen der Kommunen können die Karte als Masterplan für das Busliniennetz ansehen. Die Leute fragen uns schon Dinge wie: „Ich mache gerade eine Planung für diese Gegend. Was meinen Sie, wie das Busnetz dort aussehen wird?“ Wir verweisen sie dann einfach auf die Remix-Karte. Unser Plan ist es, mithilfe von Remix herauszubekommen, wie hoch die Kosten für den Betrieb des neuen BRT-Streckennetzes sein werden. Bei künftigen Projekten wollen wir den Menschen Vorher-Nachher-Szenarien mit demographischer Analyse zeigen. Vor uns liegt eine Menge spannende Arbeit und wir besitzen das Rüstzeug, um diese anzugehen.